Birkaç yönetici arkadaşla geçenlerde yaptığım sohbet esnasında bunlardan birisi “kafamı kaşıyacak vaktim yok“ diye hayıflandı. Kendisinin aslında çok daha kısa sürede bitebilecek bir toplantıyı, toplantı planlaması olmadığı, gündem hazırlanmadığı veya gündem maddeleri konuşulurken tartışılırken birçok gündem dışı konuya kayıldığı için saatlerce sürdürdüğünü bildiğimden hafifçe gülümsedim.
‘Gülme’ dedi, ve aslında çok önemli bir işin başında olmasına rağmen, “herşey bana bakıyor en küçük ayrıntıyla dahi ben ilgilenmek zorunda kalıyorum“ diyerek serzenişini sürdürdü.
Bu şikayetin iki nedeni olduğunu söyledim. Bunlardan birincisi işi delege etmemek. Kimseye güvenemediği için en küçük ayrıntıyla dahi ilgilenmeye kalkmak. Bu durumla çok karşılaştım. Bu sorun birçok yöneticide var. İnanın daha fazla hata yapılmasına neden oluyor bu davranış dedim. Tesisatçının, fayansçının veya aşçının işine kulaktan dolma bilgilerle müdahale ederseniz bir yerde problem oluşuyor.
Bunun ikinci sebebi de zaman yönetimini bilmemek veya önemsememek. Bu durum çalışanlara dahi sirayet edebilecek bir sıkıntı. Sohbet sonrası ona daha önce kaleme aldığım yazıyı gönderdim.
****
Masasının üzeri dosyalarla dolu, her sorduğunuz soruya, önündeki onlarca evrakı karıştırıp içinden birini seçerek cevap veren, işinin çokluğu nedeni ile de kendisine bakmayı unutmuş, saçları dağınık, kravatı yana kaymış insanları “çok çalışkan kişiler” olarak adlandırdığımız zamanlar epey eskilerde kaldı. Hele hele, kendisine verilen görevleri işyerinde bitiremediği için evine evrak götürüp çalışanlar, şimdilerde tarihin tozlu sayfalarında gömülü.
Aslında olması gereken bu. Ama ne yazık ki durum yukarıda yazdığım gibi değil. Günümüzde dahi masası karman çorman, eve iş götüren hatta ve hatta, cumartesileri de çalışıp, yıllık izin yapmamayı bir marifet ve çalışkanlık ölçüsü olarak addedenler firmalar içinde varlıklarını sürdürüyorlar. İşin kötü tarafı ise böyle kişileri diğer çalışanlarına örnek gösteren patronlar dahi var.
Aslında böylesi kişiler şirketin en tembelleridir. Bu kişiler amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanmayı beceremeyen, zamanı yönetmek yerine, zamanın kendilerini yönetmesine izin veren kişilerdir.
Bunlara sorduğunuz zaman, işlerinden dolayı başlarını kaşıyacak zamanları olmadığını, yanlış veya eksik yapmamak için aynı konunun üzerinden defalarca geçtiklerini söyler ve zaman darlığından yakınırlar.
****
Oysa ki; Başarılı bir zaman yönetimi, normal olarak yapmak üzere başladığımız her şeyi süresi içinde bitirecek şekilde zamanı planlamak demek olduğu kadar, yanlış işleri hızlı yapmak da değildir. Zaman yönetiminde hedef, işleri en doğru biçimde ve o işin gerektirdiği en kısa zamanda yapmak üzere kendimizi ve zamanımızı planlamaktır.
Özellikle yönetim kademesinde görev alanlar, zamanlarını en doğru biçimde planlamak ve böylece zaman faktöründen en verimli şekilde yararlanmak zorundadır. Yöneticinin başarılı olabilmesi, diğer pek çok unsurun yanı sıra zamanı doğru yönetmedeki maharetine bağlıdır.
Zaman dediğimiz ve bir kere geçti mi geri kazanılması mümkün olmayan bu faktörü kullanılırken uyulması gereken konular, “zaman yönetimi” kavramının ortaya çıkmasına neden olmuştur.
Zaman yönetimi, amaçlara ulaşmak, yapılan işleri denetlemek, kişinin kendi motivasyonunu geliştirmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir. Bu tekniğin kullanılması ile çalışanlar, daha verimli üretip, zamanlarını ve enerjilerini daha doğru kullanabilme imkanı elde etmişlerdir.
Bu yukarıda da belirttiğim üzere özellikle yöneticiler açısından daha fazla önem taşımaktadır. Zira, yaratıcı ve proje üreten bir profile sahip olması gereken yöneticiler için rutini biran önce bitirip, düşünmeye, gözlemlemeye, yeni fikirler ortaya koymaya ve ilişkilere zaman ayırmak bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır.
Sonuç olarak, kısıtlı olan zamanın, yapılacak pek çok işi yerine getirmek ve ardından da kendine de önemli bir bölüm ayırmak üzere zamanın verimli kullanılması maksadıyla yürütülen faaliyetlerin ve gayretlerin toplamına zaman yönetimi denir. Bunu başarabildiğimiz takdirde meyvelerini toplayacağımız da muhakkaktır.
